Šiandieninėje sparčiai besivystančioje darbo aplinkoje labai svarbu efektyviai tvarkyti gautuosius. Daugelis specialistų susiduria su didžiuliu kasdien gaunamų darbo el. laiškų kiekiu. Sukūrę paprastus metodus, kaip greitai ir tiksliai skaityti darbo el. laiškus, galite žymiai pagerinti jūsų produktyvumą ir sumažinti stresą. Šiame straipsnyje nagrinėjamos praktinės strategijos, padėsiančios valdyti gautuosius ir nuolat stebėti savo ryšius.
Suteikite pirmenybę gautiesiems
Ne visi el. laiškai sukurti vienodai. Mokymasis nustatyti savo gautųjų prioritetus yra pirmasis žingsnis efektyvaus el. pašto valdymo link. Tai apima nustatymą, į kuriuos el. laiškus reikia nedelsiant atkreipti dėmesį, o kuriuos galima išspręsti vėliau.
Naudokite filtrus ir taisykles
El. pašto filtrai ir taisyklės yra galingi įrankiai, skirti automatiškai rūšiuoti gaunamus pranešimus. Sukonfigūruokite savo el. pašto programą, kad ji automatiškai perkeltų el. laiškus iš konkrečių siuntėjų arba su tam tikrais raktiniais žodžiais į nurodytus aplankus. Tai padeda išardyti pagrindinius gautuosius ir pirmiausia sutelkti dėmesį į svarbiausius pranešimus.
- Kurkite naujienlaiškių ir rinkodaros el. laiškų filtrus.
- Nustatykite taisykles, kaip perkelti el. laiškus iš vidinių komandų į konkrečiam projektui skirtus aplankus.
- Automatiškai pažymėkite savo vadovo ar pagrindinių klientų el. laiškus kaip svarbiausius.
El. pašto valdymo keturios D
„Keturi D“ yra paprasta sistema, skirta greitai apdoroti el. laiškus: ištrinti, perduoti, daryti arba atidėti. Šis metodas verčia nedelsiant priimti sprendimą dėl kiekvieno el. laiško, kad jūsų gautieji neapkrautų.
- Ištrinti: jei el. laiškas nesvarbus arba nebereikalingas, nedelsdami jį ištrinkite.
- Perduoti: jei el. laiške reikia imtis veiksmų iš kito asmens, persiųskite jį atitinkamam asmeniui.
- Darykite: jei į el. laišką reikia atsakyti greitai (mažiau nei dvi minutes), nedelsdami kreipkitės į jį.
- Atidėti: jei el. laiškui reikia daugiau laiko ir dėmesio, perkelkite jį į aplanką „To Do“ ir suplanuokite laiką, kad jį vėliau galėtumėte išspręsti.
Pagerinkite skaitymo greitį ir supratimą
Skaitydami el. laiškus greičiau ir geriau suprasite, galite apdoroti daugiau informacijos per trumpesnį laiką. Keletas būdų gali padėti pagerinti skaitymo įgūdžius.
Nuskaityti ir nuskaityti
Užuot skaitydami kiekvieną žodį, išmokite perskaityti ir nuskaityti el. laiškus, kad gautumėte pagrindinę informaciją. Ieškokite raktinių žodžių, antraščių ir ženklelių, kad greitai suprastumėte pagrindinius dalykus. Tai ypač naudinga ilgesniems el. laiškams ar naujinimams.
Sutelkite dėmesį į pirmąjį ir paskutinįjį sakinį
Pirmajame ir paskutiniame kiekvienos pastraipos sakiniuose dažnai pateikiama svarbiausia informacija. Sutelkdami dėmesį į šiuos sakinius, galite greitai suprasti pagrindinę pastraipos mintį neskaitydami kiekvienos detalės.
Venkite blaškymosi
Sumažinkite blaškymąsi skaitydami el. laiškus, kad pagerintumėte dėmesį ir supratimą. Uždarykite nereikalingus skirtukus, nutildykite pranešimus ir raskite ramią darbo vietą. Daugiafunkcinis darbas gali žymiai sumažinti skaitymo greitį ir tikslumą.
Veiksmingi el. pašto įpročiai
Išsiugdę gerus el. pašto įpročius, jūsų pašto dėžutė netaps streso ir neefektyvumo šaltiniu. Nuoseklumas yra labai svarbus norint kontroliuoti el. pašto ryšį.
Suplanuokite skirtą el. pašto laiką
Užuot nuolat tikrinę el. paštą visą dieną, suplanuokite konkretų el. laiškų apdorojimo laiką. Tai leidžia sutelkti dėmesį į kitas užduotis, nesiblaškant gaunamų pranešimų. Pavyzdžiui, el. paštą patikrinkite tris kartus per dieną: ryte, vidurdienį ir popietę.
Išjungti pranešimus
El. pašto pranešimai gali trikdyti ir blaškyti dėmesį. Išjunkite pranešimus, kad nebūtų nuolat pertraukiami. Tai leis jums sutelkti dėmesį į dabartinę užduotį ir apdoroti el. laiškus suplanuotu el. pašto adresu.
Naudokite šablonus ir fragmentus
Kurkite el. pašto šablonus dažniausiai užduodamiems klausimams arba bendriems atsakymams. Naudokite teksto fragmentus, kad į el. laiškus greitai įterptumėte iš anksto parašytas frazes ar pastraipas. Taip galite sutaupyti daug laiko ir pastangų.
Bendravimo el. paštu įvaldymas
Labai svarbu ne tik greitai perskaityti el. laiškus, bet ir suprasti, kaip efektyviai bendrauti el. paštu. Aiškus ir glaustas bendravimas gali užkirsti kelią nesusipratimams ir ilgainiui sutaupyti laiko.
Rašykite aiškius ir glaustus el
Atsakydami į el. laiškus, bendraudami būkite aiškūs ir glaustai. Naudokite trumpas pastraipas, ženklelius ir antraštes, kad jūsų pranešimas būtų lengvai skaitomas. Venkite žargono ir techninių terminų, kurių gavėjas gali nesuprasti.
Naudokite aiškią temos eilutę
Aiški ir aprašomoji temos eilutė padeda gavėjams greitai suprasti jūsų el. laiško tikslą. Tai padidina tikimybę, kad jūsų el. laiškas bus greitai perskaitytas. Būkite konkretūs ir venkite neaiškių ar bendrų temų eilučių.
Korektūra prieš siunčiant
Visada patikrinkite savo el. laiškus prieš juos siųsdami, kad pastebėtumėte rašybos ar gramatines klaidas. Dėl klaidų jūsų el. laiškas gali atrodyti neprofesionalus ir gali kilti nesusipratimų. Prieš spustelėdami „Siųsti“, skirkite kelias sekundes ir peržiūrėkite pranešimą.
El. pašto efektyvumo technologijos panaudojimas
Technologijos siūlo keletą įrankių ir funkcijų, kurios gali pagerinti el. pašto valdymą ir efektyvumą.
Pasinaudokite el. pašto snaudimo funkcijomis
Jei negalite iš karto išsiųsti el. laiško, bet norite gauti priminimą vėliau, naudokite snaudimo funkciją. Taip el. laiškas pašalinamas iš gautųjų ir grąžinamas nurodytu laiku. Tai užtikrina, kad svarbūs el. laiškai nepasimeta maišant.
Naršykite el. pašto valdymo programas
Apsvarstykite galimybę naudoti el. pašto valdymo programas, kurios siūlo išplėstines funkcijas, pvz., el. pašto sekimą, planavimą ir bendradarbiavimą. Šios programos gali padėti supaprastinti el. pašto darbo eigą ir pagerinti bendrą produktyvumą.
Naudokite sparčiuosius klavišus
Išmokite ir naudokite sparčiuosius klavišus atliekant įprastas el. pašto užduotis, pvz., rašyti, atsakyti ir ištrinti el. laiškus. Tai gali žymiai pagreitinti el. pašto apdorojimą ir sutaupyti laiko.
Sveiko el. pašto balanso palaikymas
Efektyvus el. pašto valdymas – tai ne tik greitis ir efektyvumas; tai taip pat yra sveikos pusiausvyros palaikymas ir perdegimo prevencija.
Nustatyti ribas
Nubrėžkite aiškias ribas tarp darbo ir asmeninio gyvenimo. Venkite tikrinti savo el. pašto adresą ne darbo valandomis ir savaitgaliais. Tai padės atsijungti ir pasikrauti, neleis el. paštui suvalgyti visą jūsų gyvenimą.
Padarykite pertraukas
Reguliariai pertraukite el. laiškų apdorojimą, kad išvengtumėte psichinio nuovargio. Atsitraukite nuo kompiuterio, pasitempkite ir darykite tai, kas jums patinka. Tai padės išlikti žvaliems ir susikaupusiems, kai grįšite į gautuosius.
Atsisakykite nereikalingų el. laiškų prenumeratos
Reguliariai peržiūrėkite savo prenumeratas ir atsisakykite el. laiškų, kurie jums nebelaikomi vertingi. Taip sumažinsite el. laiškų kiekį gautuosiuose ir galėsite lengviau sutelkti dėmesį į svarbius pranešimus.
Prisitaikymas prie skirtingų el. pašto kultūrų
Bendravimo el. paštu stiliai įvairiose organizacijose ir kultūrose gali skirtis. Šių skirtumų supratimas gali padėti efektyviau bendrauti ir išvengti nesusipratimų.
Laikykitės bendravimo normų
Atkreipkite dėmesį į bendravimo el. paštu normas savo organizacijoje. Stebėkite, kaip bendrauja jūsų kolegos ir viršininkai, ir atitinkamai pritaikykite savo stilių. Tai padės jums prisitaikyti ir netyčia nieko neįžeisti.
Atsižvelkite į kultūrinius skirtumus
Jei bendraujate su žmonėmis iš skirtingų kultūrų, atkreipkite dėmesį į kultūrinius bendravimo stilių skirtumus. Kai kurios kultūros gali teikti pirmenybę formalesniam bendravimui, o kitos gali būti labiau neformalios. Ištirkite ir supraskite šiuos skirtumus, kad išvengtumėte nesusipratimų.
Ieškokite atsiliepimų
Paprašykite kolegų ar mentorių atsiliepimų apie savo bendravimo el. paštu įgūdžius. Tai gali padėti nustatyti tobulinimo sritis ir sukurti veiksmingesnes komunikacijos strategijas.
Išvada
Greito ir tikslaus darbo el. laiškų skaitymo menas yra labai svarbus siekiant produktyvumo ir sumažinti stresą šiandieninėje darbo vietoje. Taikydami šiame straipsnyje aptartus metodus, įskaitant gautųjų prioritetų nustatymą, skaitymo greičio gerinimą, veiksmingų el. pašto įpročių kūrimą ir technologijų panaudojimą, galite kontroliuoti gautuosius ir pagerinti bendrą efektyvumą. Nepamirškite, kad nuoseklumas ir prisitaikymas yra labai svarbūs norint išlaikyti sveiką ir produktyvų el. pašto balansą. Šie paprasti darbo el. laiškų skaitymo metodai žymiai pagerins jūsų kasdienę darbo eigą.
DUK
Naudokite filtrus ir taisykles, kad automatiškai rūšiuotumėte el. laiškus, pažymėtumėte svarbius siuntėjus ir pritaikytumėte keturis D (ištrinti, deleguoti, atlikti, atidėti), kad greitai apdorotumėte kiekvieną pranešimą.
Praktikuokite perskaitymą ir nuskaitymą, sutelkite dėmesį į pirmąjį ir paskutinį pastraipų sakinius ir sumažinkite blaškymąsi, kad pagerintumėte skaitymo greitį ir supratimą.
Suplanuokite tam skirtą el. pašto laiką, išjunkite pranešimus, naudokite šablonus ir fragmentus ir reguliariai atsisakykite nereikalingų el. laiškų prenumeratos, kad gautieji būtų švarūs ir tvarkomi.
Rašykite aiškius ir glaustus el. laiškus, naudokite aiškią temos eilutę, prieš siųsdami perskaitykite korektūrą ir atkreipkite dėmesį į kultūrinius bendravimo stilių skirtumus.
Pasinaudokite el. pašto snaudimo funkcijomis, naršykite el. pašto valdymo programas ir sparčiuosius klavišus, kad supaprastintumėte el. pašto darbo eigą ir pagerintumėte našumą.
