Šiandieniniame sparčiai besivystančiame pasaulyje labai svarbu efektyviai tvarkyti gautuosius. Jei išmoksite greitai skaityti ir atsakyti į el. laiškus, galite žymiai padidinti produktyvumą ir sumažinti stresą. Šiame straipsnyje pateikiamos praktinės strategijos, padėsiančios įveikti el. pašto perteklių ir pasiekti nulinį gautųjų skaičių, kad galėtumėte sutelkti dėmesį į svarbesnes užduotis.
Suteikite pirmenybę gautiesiems
Ne visi el. laiškai yra vienodi. Norint efektyviai valdyti el. paštą, labai svarbu išmokti nustatyti prioritetus, kuriems el. laiškams reikia nedelsiant skirti dėmesio. Tai padeda išvengti ne tokių skubių susirašinėjimų.
- Nustatykite skubius el. laiškus: ieškokite raktinių žodžių, pvz., „skubu“, „svarbu“ arba terminai.
- Siuntėjo svarba: el. laiškams iš viršininko, klientų ar pagrindinių suinteresuotųjų šalių turėtų būti teikiama pirmenybė.
- Naudokite filtrus ir taisykles: automatiškai rūšiuokite gaunamus el. laiškus į aplankus pagal siuntėją, temą arba raktinius žodžius.
Paketinio apdorojimo el. laiškai
Užuot nuolat tikrinę savo el. paštą visą dieną, skirkite tam tikrą laiką gautųjų laiškų apdorojimui. Šis metodas sumažina blaškymąsi ir pagerina dėmesį.
- Suplanuokite el. pašto laiką: kiekvieną dieną skirkite 2–3 laiko blokus specialiai el. pašto tvarkymui.
- Išjungti pranešimus: išjunkite el. pašto pranešimus, kad išvengtumėte nuolatinių trikdžių.
- Procesas eilės tvarka: peržiūrėkite gautuosius iš viršaus į apačią, adresuodami kiekvieną el. laišką paeiliui.
2 minučių taisyklė
Jei el. laišką galima perskaityti ir į jį atsakyti per dvi minutes ar mažiau, padarykite tai nedelsdami. Tai apsaugo jūsų gautuosius nuo mažų užduočių.
- Greiti atsakymai: atsakykite į paprastus klausimus, patvirtinkite susitikimus arba greitai persiųskite informaciją.
- Perduokite užduotis: jei kas nors kitas gali efektyviau atlikti užduotį, persiųskite jiems el. laišką.
- Archyvuoti arba ištrinti: jei el. laiškas nebereikalingas, nedelsdami suarchyvuokite arba ištrinkite.
Naudokite el. pašto šablonus
Kurdami el. pašto šablonus įprastiems atsakymams galite sutaupyti daug laiko. Šiuos šablonus galima pritaikyti įvairioms situacijoms ir pritaikyti pagal poreikį.
- Dažni klausimai: kurkite dažniausiai užduodamų klausimų šablonus.
- Paskyrimo patvirtinimai: naudokite šablonus susitikimo informacijai patvirtinti.
- Tolesni el. laiškai: paruoškite šablonus, kad galėtumėte stebėti ankstesnius pokalbius.
Pagrindiniai spartieji klavišai
Išmokę naudoti el. pašto programos sparčiuosius klavišus, galite žymiai pagreitinti el. pašto apdorojimą. Spartieji klavišai leidžia naršyti gautuosius ir greitai atlikti veiksmus.
- Išmokite įprastų sparčiųjų klavišų: susipažinkite su sparčiaisiais klavišais, skirtais rašyti, atsakyti, archyvuoti ir ištrinti el. laiškus.
- Treniruokitės reguliariai: kuo daugiau naudosite sparčiuosius klavišus, tuo jie taps natūralesni.
- Tinkinti sparčiuosius klavišus: kai kurios el. pašto programos leidžia tinkinti sparčiuosius klavišus pagal savo pageidavimus.
Atsisakykite nereikalingų el. laiškų prenumeratos
Gaunamų el. laiškų skaičiaus sumažinimas yra vienas iš efektyviausių būdų tvarkyti gautuosius. Atsisakykite naujienlaiškių, reklamų ir kitų el. laiškų, kurie jums nebelaikomi vertingi, prenumeratos.
- Būkite negailestingi: nedvejodami atsisakykite el. laiškų, kuriuos retai skaitote, prenumeratos.
- Naudokite Unroll.me: apsvarstykite galimybę naudoti tokią paslaugą kaip Unroll.me prenumeratoms tvarkyti.
- Filtruoti prenumeratas: kurkite filtrus, kad automatiškai archyvuotumėte arba ištrintumėte prenumeratos el. laiškus.
Aiškus ir glaustas bendravimas
Rašydami el. laiškus būkite aiškūs, glausti ir konkretūs. Tai padės sutaupyti laiko ir užtikrinti, kad jūsų pranešimas būtų lengvai suprantamas.
- Nurodykite savo tikslą: pirmoje pastraipoje aiškiai nurodykite el. laiško tikslą.
- Naudokite ženklelius: naudokite ženklelius, kad išskaidytumėte ilgas pastraipas ir palengvintumėte pranešimo skaitymą.
- Atidžiai perskaitykite: prieš siųsdami el. laiškus patikrinkite, ar nėra gramatikos ir rašybos klaidų.
Efektyviai perduokite ir perduokite
Atpažinkite, kai el. laiškas reikalauja kito asmens veiksmų arba turi būti perduotas aukštesnei institucijai. Tai neleidžia jums įstrigti atliekant užduotis, kurios nepriklauso jūsų pareigoms.
- Nustatykite tinkamą asmenį: nustatykite, kas geriausiai tinka tvarkyti užklausą.
- Pateikite kontekstą: deleguodami pateikite pakankamai konteksto ir instrukcijų.
- Tolesni veiksmai: jei reikia, atlikite tolesnius veiksmus, kad įsitikintumėte, jog užduotis buvo atlikta.
Naudokite snaudimo funkciją
Jei negalite iš karto atsakyti į el. laišką, bet norite jį išspręsti vėliau, naudokite snaudimo funkciją, kad laikinai pašalintumėte jį iš gautųjų ir vėl būtų rodomi patogesniu metu.
- Nustatyti priminimus: snauskite el. laiškus, kol turėsite laiko ir išteklių atsakyti.
- Venkite per didelio snaudimo: neatidėkite el. laiškų neribotą laiką; nustatyti realų jų sprendimo laiką.
- Naudokite protingai: el. laiškams, kuriems reikia daugiau nei greito atsakymo, snausti reikėtų naudoti taupiai.
Pasinaudokite „Inbox Zero“ filosofija
„Inbox Zero“ yra filosofija, kuria siekiama, kad gautieji visada būtų tušti arba beveik tušti. Tai gali sumažinti stresą ir pagerinti bendrą produktyvumą.
- Apdoroti kasdien: kiekvieną dieną skirkite laiko gautiesiems apdoroti ir pasiekti „Inbox Zero“.
- Neatidėliokite: neleiskite el. laiškų kauptis gautuosiuose.
- Pasiekite dvasios ramybę: tuščia pašto dėžutė gali suteikti pasiekimo jausmą ir sumažinti psichinę netvarką.
